En el mundo del marketing es habitual utilizar el término KPI´s para todo, sea para procesos internos relacionados con Recursos Humanos o para medir el progreso con otros clientes.
En este post, exploraremos las características y descubriremos cómo funcionan para así poder elegir las adecuadas para cualquier empresa, monitorearlas de manera efectiva y utilizar los resultados para tomar decisiones informadas. Con una comprensión clara de cómo utilizar adecuadamente las KPIs, las empresas pueden mejorar su desempeño, lograr sus objetivos y mantenerse un paso adelante de la competencia.
¿Qué son las KPI´s?
KPI son las siglas de Key Performance Indicator. Se trata de medidas numéricas utilizadas para evaluar el desempeño de una organización, departamento, proyecto, empleado o, incluso, un estudiante.
Estos indicadores ayudan a los analistas e interesados a tomar decisiones informadas y a determinar si se están alcanzando los objetivos establecidos previamente para esas KPI´s. Con lo cual, la relación está clara: no puedes medir algo si no sabes qué objetivo quieres alcanzar con ello.
Es importante seleccionar cuidadosamente las KPIs adecuadas para cada situación, para asegurarse de que reflejen de manera precisa el desempeño y permitan a los responsables tomar decisiones informadas y efectivas.
¿Cuáles son las características de las KPI´s?
Las KPI´s no se eligen al azar, en realidad tienen una serie de características muy específicas que deben cumplirse:
- Relevantes: las KPI´s deben estar alineadas con los objetivos estratégicos de la empresa, de tal manera que se pueda medir el progreso en las mismas.
- Medibles: lo que no se puede medir, no se puede mejorar, y en este sentido las KPI´s deben poder ser medidas y cuantificadas de manera clara y precisa.
- Únicas: son específicas para cada organización y no son aplicables a cualquier otro contexto. Por ejemplo: no es lo mismo medir las ventas de una silla que el número de formularios recibidos en una web de servicios de desarrollo web.
- Orientadas a acción: tanto si se están alcanzando los objetivos como si no, permiten a los gerentes tomar decisiones y realizar acciones concretas.
- Basadas en datos: se basan en datos objetivos y verificables, no en meras corazonadas.
- Actualizadas: deben ser monitoreadas regularmente para mantener su relevancia y precisión.
- Comunicadas apropiadamente: deben ser compartidas con las partes interesadas adecuadas para garantizar la transparencia y la responsabilidad. Este suele ser un punto conflictivo, ya que no siempre ambas partes (empresa y cliente) comprenden por qué se tienen en cuenta esos KPI´s y no otros, con lo que se debe ser lo más claro y conciso posible para que no haya confusiones.
¿Qué diferencia hay entre un KPI y una métrica?
Aunque a menudo se utilizan los términos “KPI” y “métrica” de manera intercambiable, hay una diferencia importante entre ellos.
Una métrica es una medida numérica que se utiliza para monitorear y evaluar un aspecto específico de un proceso o actividad. Por ejemplo, el número de visitantes al sitio web de una empresa es una métrica.
Por otro lado, un KPI es un indicador clave de rendimiento que se utiliza para evaluar el éxito o progreso en relación con objetivos y estrategias específicas. Mientras que una métrica es simplemente una medida, un KPI es una medida específica que se ha seleccionado por su relevancia y capacidad para reflejar el éxito en relación con objetivos específicos.
Por ejemplo: una empresa quiere llegar a 3000 visitantes a su blog en un mes. Eso es un KPI. El número de visitantes sin más al blog es una métrica. Una métrica sin KPI es un simple número.
Ejemplos de KPI´s más frecuentes según sector
Si quieres ser un analista de datos eficiente, lo primero que aprenderás es que en cada sector importan unos KPI´s más que otros. Como ya te dijimos antes, no es lo mismo vender sillas que ganar visitas a un blog.
Pero ahora te lo vamos a explicar mucho más claramente:
- Sector de las ventas: si tienes una empresa, o trabajas para una empresa que se dedique a las ventas, lo más probable es que se marquen unos objetivos (KPI´s) en base a las siguientes métricas: número total de ventas, ingresos totales, número de nuevos clientes, ticket promedio y tasa de conversión.
- Sector del marketing: en empresas dedicadas al marketing, se marcarán los objetivos en base a la tasa de clics, la tasa de conversión, el costo por adquisición de clientes, el alcance de la campaña y el retorno de inversión.
- Recursos humanos: aquellos que se dedican al mundo de los recursos humanos se fijarán más en la tasa de rotación de personal, el tiempo promedio para llenar una posición, la satisfacción del empleado o tasa de absentismo.
- Finanzas: el sector financiero también tiene sus KPI´s, fijándose en la rentabilidad, el margen de ganancia, el flujo de caja, la relación deuda/capital y tasa de retorno sobre la inversión.
- Logística: por último, en el sector logístico, mirarán sobre todo el tiempo de respuesta, la tasa de error, la eficiencia de procesos, el tiempo de inactividad y la satisfacción del cliente.
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