Los gráficos PERT pueden ayudar a determinar los plazos, establecer las prioridades e identificar posibles obstáculos.
Es importante que un gestor de proyecto cuente con las herramientas necesarias para llevar a cabo su trabajo, al igual que saber qué método es el adecuado para cada proyecto y cómo sacarle el mejor partido. Una de estas técnicas es el diagrama de PERT ¿Quieres saber de qué se trata? En este artículo te explicamos en qué consisten los diagramas de PERT y te mostramos su utilidad en la gestión de proyectos.
¿Qué es un diagrama de PERT?
PERT son las siglas en inglés de Program Evaluation Review Technique o lo que es lo mismo, Técnica de Revisión y Evaluación de Programas. Se trata por tanto de una herramienta de para determinar las fases de la gestión de proyectos que se usa para programar, organizar y coordinar las tareas del mismo.
El diagrama de PERT proporciona una representación gráfica del calendario de un proyecto y el desglose de sus tareas.
Los gráficos PERT permiten a los Project Manager realizar una estimación del tiempo mínimo necesario para completar un proyecto. Los gestores también pueden analizar el desglose del trabajo y las conexiones de las tareas, así como evaluar los riesgos asociados. De esta forma, no solo será posible visualizar las dependencias entre cada paso del proceso, también la estructura de desglose facilitará la organización de un esquema complejo.
Un diagrama de PERT presenta una ilustración gráfica de un proyecto en forma de gráfico de red compuesto por nodos numerados, que representan cada tarea, unidos por vectores etiquetados.
En este sentido, la dirección de las flechas indica la secuencia de las tareas, el orden y sus relaciones de dependencia.
Cómo diseñar un gráfico de PERT para la gestión de proyectos
Una plantilla de diagrama de PERT tiene que incluir los siguientes componentes:
Nodos numerados
Se trata de cuadrados o círculos numerados. Cada uno de ellos representa una tarea o hito del proyecto, la finalización de una etapa o una serie de tareas necesarias para que el proyecto avance.
Flechas direccionales
Las flechas de un gráfico de PERT representan las tareas o actividades que deben completarse, en la secuencia indicada, antes de que el equipo pueda pasar al siguiente evento o fase. Los gestores de proyectos utilizan las flechas direccionales para programar actividades que poseen dependencias.
Flechas divergentes
Representan tareas en las que un equipo puede trabajar simultáneamente o en cualquier secuencia que elija, ya que no suponen ni generan dependencias.
Pasos para elaborar un gráfico de PERT
Para crear un gráfico PERT, un gestor de proyectos debe seguir los pasos que te mostramos a continuación:
- Definir todas las actividades del proyecto.
- Identificar las dependencias entre las tareas.
- Dibujar el gráfico con los nodos y las flechas basándose en la información recopilada en los dos primeros pasos, utilizando vectores direccionales o divergentes según corresponda.
- Establecer los plazos para cada una de las actividades.
Usos del diagrama de PERT
Normalmente, los equipos elaboran un diagrama de PERT antes de comenzar un proyecto para calibrar su alcance total, identificar posibles problemas y trazar un calendario adecuado.
Un diagrama PERT permite observar a vista de águila el plan al completo, incluidas las estimaciones de tiempo para cada hito y su prioridad en el esquema global.
Algunos de los usos más habituales son los siguientes:
Planificar para proyectos grandes y complejos
Si bien los equipos pueden visualizar planes sencillos con listas de tareas simples, no sucede lo mismo si se trata de un esquema complejo que contenga múltiples interdependencias. No obstante, al diseñar un diagrama de PERT, los gestores de proyectos pueden asignar y priorizar las actividades, de forma que se optimice el flujo de trabajo.
Anticipar y abordar posibles retrasos en la gestión de proyectos
Un diagrama de PERT facilita la identificación de los lugares donde el trabajo puede demorarse si una tarea falla o se retrasa. Gracias a esto, los project manager son capaces de desglosar las tareas de forma diferente para evitar este posible escenario.
Visualizar las oportunidades de flujos de trabajo paralelos
Ciertas actividades requieren que otras se completen antes. Sin embargo, existe una tipología que permite su realización en paralelo y de esta forma, acortar el plazo del proyecto.
Conceptualizar las tareas a lo largo de la ruta crítica
La identificación de la ruta crítica -la cadena que tarda más tiempo en completarse, aunque no sea la que contenga más actividades- permite que el gestor de proyectos determine la escala de tiempo total.
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