A la hora de plantear un nuevo proyecto, definir bien sus tiempos y otorgarle de una estructura adecuada son dos acciones de máxima prioridad para decidir si merece la pena llevarlo a cabo y, si finalmente se decide realizar, para que resulte exitoso. La gestión de proyectos se encarga de esta labor y de su pericia dependerá en buena medida también la productividad de los equipos involucrados.
Aunque puede resultar una tarea dura y a primera vista poco relevante, lo cierto es que una buena planificación incluye el conocimiento de cómo se hacen las cosas actualmente y cuál es la mejor manera de llevarlas a cabo.
Así, la planificación permite distinguir buenas y malas prácticas, de tal forma que el producto final de esta planificación es un documento que analiza y concluye qué acciones se deben realizar y cuál es la mejor manera de hacerlo para que los proyectos alcancen un grado óptimo de rendimiento.
En la gestión de proyectos se suele distinguir cuatro fases: la iniciación, la planificación, la ejecución y el cierre. No obstante, dentro de la fase de ejecución es común que se incluya una “subfase” que tiene también entidad propia: la de seguimiento y control. Esto sucede porque son dos fases que se desarrollan de manera paralela. No obstante, una clasificación de cinco fases, incluyendo el seguimiento y control, resulta más precisa. Por ello, en este artículo analizaremos estas cinco fases.
Fase 1: Iniciación o análisis de viabilidad
Esta primera fase tiene como objetivo decidir si es conveniente llevar a cabo el nuevo proyecto; dicho de otra forma: si la nueva propuesta a va a aportar más beneficios que esfuerzos y si el resultado final merecerá la pena. En este punto será necesario analizar el alcance del nuevo proyecto y los riesgos que lleva aparejado, así como definir su coste económico y los plazos que requerirá.
Fase 2: Planificación o programación
Una vez decidido que el nuevo proyecto es viable, comienza esta labor que procurará detallar al máximo las tareas y recursos que necesitará. Se trata de un momento clave, puesto que una planificación errónea puede resultar muy dañina. Plazos que no se pueden cumplir, costes económicos por encima de lo calculado, el requerimiento de más personal… son algunos ejemplos de errores aparejados a una mala planificación.
Fase 3. Ejecución
Es en esta fase donde los equipos involucrados se pondrán a trabajar en las tareas que se les han encomendado. Si todo va bien, se cumplirán los procesos y plazos fijados en la fase anterior.
Fase 4. Seguimiento y control
Aunque cronológicamente no es posterior a la ejecución, sino que se desarrolla a su vez, esta fase tiene entidad propia y merece la pena asignarle un apartado específico. La fase de seguimiento y control es una de las más importantes, ya que permitirá identificar y corregir acciones innecesarias o dañinas.
Precisamente, es en esta fase en la que se obtiene la información relativa a cómo está evolucionando el proyecto en función de lo propuesto en la planificación inicial. Contempla tareas como la comprobación del cumplimiento de los hitos marcados o la gestión de incidencias.
De esta forma, permitirá realizar las correcciones oportunas para que, en el caso de que no se cumpla lo calculado en un primer momento, se tomen las medidas necesarias para que el trabajo se ajuste a estas directrices.
Fase 5. Evaluación y cierre del proyecto
La fase final de un proyecto tendrá por objetivo constatar que el trabajo realizado se ha ajustado a lo que se planificó. La reflexión que exige el cierre también servirá para sacar conclusiones aprender, de tal forma que permitirá sacar a la luz aciertos y errores. Este conocimiento resultará muy importante para proyectos futuros.
La importancia de un buen project manager
Como se ha podido observar, una planificación, análisis y ejecución de proyectos es fundamental para obtener buenos resultados y conocer el funcionamiento real de los departamentos involucrados en cada proyecto.
Así, la gestión de proyectos resulta un área clave dentro de la empresa y su responsable, el project manager, deberá conocer a fondo las metodologías y herramientas para que su trabajo sea exitoso. Para ello, una formación adecuada para abordar esta responsabilidad con garantías, como el estudio de un Máster en Gestión de Proyectos, donde aprender la base necesaria para asumir de manera adecuada las funciones.
