El PMO Manager responde a las siglas de Project Management Office, que se traduce como Oficina de Gestión de Proyectos. Es decir, esta oficina se ocupará de la gestión y de la centralización de los de los proyectos y de ella dependerá que las iniciativas de la empresa se lleven a cabo con éxito. Por extensión, el PMO es también la persona que dirige este departamento y que debe saber responder de forma rápida y eficaz a los problemas que se plantean en cualquier ámbito de la actividad directiva.
Funciones del PMO
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Definir estándares. Uno de los pilares esenciales en la formación del PMO es la aplicación de metodologías y herramientas gerenciales usadas para la administración y gestión de proyectos. Para hacerlo, los PMO se apoyan en estándares internacionales como el establecido por el Project Management Institute (PMI)®, que permite iniciar y finalizar proyectos ejecutando satisfactoriamente cada uno de los procesos del ciclo de vida.
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Establecer métodos de gestión. El PMO manager y su equipo serán los encargados de establecer la metodología para cada proyecto, dependiendo del tipo de tarea que se vaya a abarcar.
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Supervisar los proyectos. El PMO o responsable de la Oficina de Gestión de Proyectos será el encargado de auditar estos trabajos y creará un marco de trabajo común para todos los directores de proyecto. Por lo tanto, se ocupa de gestionar y centralizar el resultado del trabajo de los responsables de cada uno de los proyectos que lleva a cabo la empresa.
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Hacer frente a los conflictos entre proyectos. A veces se producen conflictos entre dos o más proyectos que gestiona la empresa. El responsable de la Oficina de Gestión de Proyectos deberá saber tomar decisiones acerca de cuál es más prioritario, cuál es más urgente o cuál es más importante y destinar a ellos los recursos adecuados.
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Gestionar los recursos. El tiempo, el presupuesto asignado, la mano de obra o el material son algunos de los recursos que el PMO deberá tener en cuenta a la hora de planificar un proyecto. Además, si conforme se pone en marcha uno de los trabajos falta o sobra algún recurso, este profesional debe ocuparse de buscar una solución.
Ventajas de contar con un PMO en la empresa
En definitiva, un PMO debe saber responder de forma rápida y eficaz a los problemas que se plantean en su ámbito, tratando de tomar las tomar decisiones acertadas y valorando los riesgos y el el alcance de sus acciones. La capacidad de análisis, de organización, de trabajo en equipo, de liderazgo y las habilidades de negociación son algunas de las características de este perfil laboral que cada más se está implantando en el mundo de la empresa. Pero, ¿qué aporta a la empresa? Concluiremos con algunas ventajas:
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Homogeneizar los proyectos
Las organizaciones se resisten muchas veces al cambio pero una vez que se homogeneizan los proyectos, lo cierto es que la organización es mucho más fluida. Y la función del PMO es simplemente esa, facilitar los procesos instaurando unos estándares que permiten que los datos, la información y el método de trabajo sean mucho más fáciles de comparar.
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Optimizar recursos
El responsable de la Oficina de Gestión de Proyectos conoce bien los recursos que hay asignados a cada proyecto y también en cuáles se puede ser más flexible y en cuales no. Es por lo tanto la persona idónea para la toma de decisiones que incumban a los proyectos ya que cuenta con una visión global de la empresa, otra de las grandes ventajas de esta figura.
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Mayor capacidad de planificación
Esta visión global de la empresa permite a la Oficina de Gestión de Proyectos diseñar una estrategia integral en la que estén implicadas todas las áreas empresariales decisivas, lo que le llevará a una correcta predicción de resultados.
Este tipo de profesionales deben ser capaces de utilizar las metodologías y herramientas de la gerencia necesarias para la administración y gestión de proyectos, apoyándose en estándares internacionales. Conocimientos que se aprenden en formaciones específicas como el máster en Gestión de Proyectos del Instituto Europeo de Posgrado. Una acreditación de prestigio que te permitirá obtener la certificación Project Management Profesional (PMP)® concedida por el PMI® y el Certificado de Auditor Interno ISO 21500 de Bureau Veritas.
