En el día a día de las empresas, los directivos y trabajadores tienen que hacer frente a situaciones inesperadas que requieren una atención plena por parte de todo el equipo, y tiene que ser resuelto lo antes posible.
Es en este tipo de situaciones en las que se ve realmente como está organizado un proyecto, cómo reaccionan los trabajadores bajo presión, como se hace frente y resuelve el problema.
Priorizar tareas
Como hemos comentado anteriormente es muy importante identificar cuáles son las tareas importantes y las que no.
Reunirse con todas las personas que formen parte del proyecto, establecer entre todos cuales son las más urgentes, primordiales, que necesitan mayor atención.
Es uno de los primeros pasos que hay dar ante una situación imprevista en un proyecto o empresa.
Hoy en día las empresas buscan profesionales que se encarguen de llevar la gestión sus proyectos, que sepan hacer frente a situaciones difíciles e inesperadas, que tenga títulos como la “Especialización de Gestión de Proyectos”.
Volver a plantear objetivos
El hecho de sufrir un imprevisto en la empresa, va a hacer que el trabajo se acumule, dejando a un lado las tareas menos importantes, y dando prioridad a aquellas que solucionen el nuevo problema.
Ante este escenario, hay que plantearse los objetivos del proyecto adaptándolos a la nueva situación.
Al cambiar los objetivos también se cambia otros aspectos de la planificación del proyecto como los plazos.
Estos plazos tienen que ser más cortos para solucionar los problemas lo antes posible, de igual manera habrá que volver a fijar quienes son los trabajadores que cumplirán las tareas asignadas.
Comunicación
Es fundamental que las empresas tenga una buena situación entre los trabajadores, directivos, proveedores, clientes…
Sin embargo, en situaciones imprevistas la comunicación es aún más importante, de ello va a depender salir o no de esa situación de bloqueo.
Utilizar aplicaciones como Slack ayudan mucho en mejorar la comunicación entre trabajadores y jefes de proyectos.
Seguimiento detallado
Tras plantear los objetivos de un proyecto hay que realizar un seguimiento exhaustivo para determinar cómo va el proyecto y evitar que se cometan posibles errores.
De esta manera no se desperdiciarán los nuevos recursos asignados al proyecto, es decir, la empresa no estará perdiendo ni tiempo ni dinero.
Nuevo liderazgo
En situaciones de gran presión y de tal magnitud es donde aparece el liderazgo tanto de los trabajadores como de directivos.
Un directivo que sepa gestionar bien los imprevistos que suceden en el proyecto de su empresa, que sea capaz de tranquilizar a su equipo, organizarlo y ayudar a sus trabajadores para superar esos baches, y encuentre entre todos la solución correcta demuestra que es un auténtico líder.
No sólo ocurre con los directivos, los trabajadores también juegan un papel muy importante, teniendo la oportunidad de mostrar su liderazgo.
En definitiva, en la gestión de cualquier proyecto se necesitan personas con capacidad de liderazgo.
