Una correcta gestión es clave para el manteniendo y desarrollo de la empresa. Gestionar no es una tarea fácil y recae en puesto de alta responsabilidad, con experiencia y la formación adecuada para ser capaz de tener una visión integral de la organización aprendiendo a destinar los recursos óptimos. En la actualidad, existen numerosos software y herramientas que te ayudarán en la difícil tarea de manejarlo. Te presentamos algunas:
Wunderlist
Permite organizar tareas y jerarquizarlas, estableciendo diferentes grados de importancia. Ofrece la posibilidad de delegar en otros miembros del equipo.
Basecamp
Pensado para grandes empresas, puedes atribuir roles, responsabilidad y objetivos a cada miembros del grupo. Es muy útil para grandes empresas donde en un mismo proyecto están implicadas un gran número de personas.
Smart Sheet
Permite elegir entre multitud de plantillas la que más se adapta a tus necesidades para crear un documento similar a las hojas de cálculo. Trabajo en equipo ya que cada miembro puede acceder a la misma información para hacer un seguimiento del estatus. Da la opción de destacar fechas y enviar recordatorios.
Asana
Está pensada para sustituir o complementar el correo interno. Es habitual invertir mucho tiempo en enviar correos internos para repartir temas, compartir estatus, etc, a través de este software cada miembro de la empresa puede introducir sus comentarios visibles para el resto sin la necesidad de recurrir al email. Al igual que otras herramientas, puede enviar recordatorios y hacer un seguimiento.
Wave
Orientado para pequeñas empresas y llevar un control de las finanzas y organizar las facturas. Con un simple vistazo, es posible ver las facturas pagadas, la fecha de vencimiento y las facturas pendientes de pago.
Evidentemente ayudarán a controlar el tiempo pero el responsable debe poseerla formación adecuada para garantizar el buen desarrollo. Si estás pensando en orientar tu carrera hacia este ámbito, te recomendamos que estudies un máster en gestión de proyectos ya que por sí solas no serán de gran ayuda. Además, es fundamental que tengas en cuenta algunas claves para ser un buen gestor.
5 consejos para aprender a gestionar
Es una de las tareas más complicadas dentro de la empresa. De la buena gestión depende la marcha de la empresa ya que de nada servirá que el departamento comercial consiga importantes potenciales clientes si éstos no se gestionan de manera adecuada.
La gestión recae en puestos de confianza de la empresa que tienen una larga experiencia profesional y cuentan con la formación adecuada. Si quieres orientar tu carrera profesional hacia el project management, te recomendamos que te matricules en un MBA de Project Management para contar, además, con una visión general de la empresa tan necesaria para el desempeño de las funciones de jefe de proyectos.
Además de la formación, te presentamos 5 consejos:
- Conocer el proyecto: es necesario conocerlo en profundidad y las expectativas del cliente para poder gestionarlo de forma adecuada. Teniendo en cuenta los riesgos.
- Repartir de tareas y responsabilidades: es necesario saber qué recursos humanos y materiales son necesarios para desarrollarlo. Cada miembro del equipo tiene que conocer cuáles son sus funciones y responsabilidad, poseer una visión global que le ayude a comprender e identificarse con el mismo.
- Definir los tiempos: normalmente consta de cuatro fases: iniciación, planificación, ejecución y cierre. Es fundamental realizar una estimación concreta y marcar los hitos de cada fase para analizar el estatus y evaluar si se van cumpliendo los objetivos. Marcando hitos evitarás sorpresas inesperadas y podrás solucionar de forma rápida y eficaz cualquier contratiempo.
- Ser comunicativo: es conveniente tener una buena comunicación tanto interna como externa. Contar con plan de comunicación contribuirá a una comunicación clara, abierta y honesta. La comunicación fluida con todos las personas implicadas en él, contribuirán al buen desarrollo. Se informará al equipo del desarrollo para recibir un buen feedback.
- Evaluarlo: hacer conclusiones sobre el desarrollo contribuirá a aprender del mismo sacando lo mejor y lo peor para aprovechar las ventajas y mejorar las debilidades.
Desarrollarlo es definir la secuencia de procesos que necesitan ser completas y planificadas para lograr unos objetivos, gestionando los recursos humanos, el timing y la inversión. Actualmente, existen numerosas herramientas para ayudar al jefe de proyectos en su labor de gestión.
